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物業知識/NEWS

房屋交付中的準備工作要點

發布時間:2019/5/29 發布人:洛陽地久物業有限公司 訪問量:676

新建樓房自竣工驗收之日起,就要籌備接管的各項準備工作,否則將會對物業服務公司日后的管理埋下深深的隱患,輕則影響客戶滿意度,重則影響公司的經營運行情況。所以物業服務公司在承接查驗的時候要慎之又慎,同時又要控制好以下階段的工作。
  
  公共設施設備的接管驗收  
  介入項目過程中,各種隱蔽工程的查驗和消防設施設備綜合驗收顯得尤其重要。鑒于有很多隱蔽工程,在項目前期介入時工程主管一定要深入到施工現場,在現場及時的跟進施工,發現問題及時地溝通和協調,力爭不把隱患留到施工完成后去解決;但是物業服務公司的工程主管人員在介入時,一定要注意方式方法。在目前的物業服務公司操作時,為方便樓盤銷售,往往聽從于開發商的要求,把客服放在了首位,這樣就無法及時的完成各項隱蔽工程和各項設施設備的接管驗收,也可能會給物業服務公司日后的正常管理帶來不必要的隱患。
  
  對消防系統的接管驗收也非常重要,目前各開發商對于新建樓盤的消防系統都是投以重資,且政府消防主管部門對小區消防系統的后期管理和檢查也是非常嚴格,所以為了保證消防系統正常運行,不為日后的物業管理留下隱患,必須做到:在消防設施設備接管驗收之時,不應是簡單的核對資料和設備的數量,而應走到現場去,對于消防門、消防警鈴、防排煙設備等設施,要一一目視檢查和做功能性操作檢查,檢驗時要把消防控制柜打到聯動狀態,同時設置相關的火災警情,從而查驗整套設備的聯動運行狀況是否正常。


  
  在目前的承接檢驗時,部分物業服務公司不具備專業消防查驗知識,在消防設施設備的承接查驗時往往是走馬觀花,責任心不強給后期的管理帶來了不必要的損失;各種設備和物資的清點查驗完畢后,為保證齊全,一定要即時封箱或貼上封條,并請相關人員簽字,以免接管完畢后丟失,影響日常管理的正常運作。
  
  開荒工作重點凸顯各個細節  
  公共設施設備及各項資料接收完畢后,應盡快組織專業保潔人員對交付房間進行開荒。為了及時高效地完成開荒工作,目前物業服務公司常用的模式是聘請市場上專業的保潔公司進行操作,開荒的內容一般包括:門、窗、鋁合金拉件及五金配件等的表面清潔、共有部位的清潔和公共區域的環境衛生清潔。在開荒清潔的過程中要注意開荒的有些部件和部位不能使用刮刀等銳性工具,以免刮傷表面油漆及亮面,造成不必要的損失;由于開荒涉及到高空作業,所以物業服務公司一定要做好現場的監管一并要求高空作業人員一定要購買專項保險;同時要注意開荒的各項細節,如:室內各個角落,注意有玻璃的外立面的清潔顯得較為重要,對于表面存有污垢的,一定不能用刮刀刮,而應用清潔劑加清水和毛巾清除,同時物業服務公司要指定專門人員在現場進行監督和檢查。
  
  在各分項清潔完成后,要由指定的開荒負責人驗收,驗收完畢后要及時鎖門;還要注意已清潔完畢后房間的二次污染,主要包括:裝修設計人員刻意的往房間的門縫里塞廣告折頁;同時,因房屋小范圍的整改所造成的二次污染,也顯得尤為重要。為保證服務的及時和有效性,管理處應配合地產部門設置“整改辦”,為方便整改的運作,模式可設置為:地產工程師總負責→管理處客服人員接訴及分配任務→各分包單位維保人員進行施工→整改辦工作人員驗收→驗收合格后通知保潔進行第二次開荒。整改辦接訴人員在每次分配維修任務并復驗合格后,要及時分配打掃清潔任務,使業主減少因房屋質量問題所帶來的不滿。
  
  各項物資的準備  
  包括各種表格及現場所要公示的法律文書,如:竣工驗收文件、房屋使用說明書、住宅質量保證書、水電、煤氣開通證明、各種法律文書以及需要業主簽署的業主臨時管理規約、物業管理收費協議等資料。
  
  除此之外可以同時準備一份略表情意的小禮物,可以是一束花、一個慶祝入伙的紙炮以及現場制作印有業主頭像的杯子或相框等,禮物不在貴重,而在于有沒有用心準備,有沒有讓業主感受到尊重。
  
  為烘托現場的氣氛,同時也應在入伙現場配備所需的水、小食品以及設置一定的娛樂活動,如:小提琴手或是駐場音樂歌手等,可以讓業主在入伙的現場愜意的等待,而不至于只是枯燥的等待,可以讓業主在品嘗美食和欣賞音樂的同時享受物業服務人員所帶來的專業服務。
  
  為方便業主,縮短工作流程和等候時間,應盡可能的對各種表格資料作出必要的處理,如:預先填上姓名、房號和基本資料等。
  
  現場的布置和服務最關鍵  
  設定合理的入伙流程,在入伙現場邀請銀行、電信、煤氣等單位,為業主提供一站式服務。合理的對現場進行布置,確保每個流程都做到無縫銜接。應制作標識牌、導視牌,在顯要位置張貼入伙流程圖,使業主對整個入伙流程一目了然。同時,為了為業主提供更好的服務,管理處在入伙之初應邀請銀行、電信、煤氣等相關單位為業主提供便捷服務,讓業主辦理收樓手續時,能免缺舟車勞頓之苦,足不出門的就能辦理各項公共性服務,省缺了業主較多的時間,同時也可以為提升業主的滿意度增加一個亮點。
  
  在業主身份確認完畢及繳納相關費用后,由接受專業培訓后的驗樓人員帶領業主驗樓時,切記跟業主的溝通的方式:不要違規的承諾一些不合理的事情,也不能超越現實的解說和夸大一些部件的功效。在與業主的溝通中,要以事實為依據,實事求是的引導業主驗樓和收樓。
  
  如要把現場控制的較理想,還應考慮到一些細小的事情,如:可以在現場放置一臺復印機幫助業主們免費復印證件,同時請專業的工作人員為業主們照相等,此時物業服務公司雖吃了一個小小的虧(額外增加一些復印費用),但是對后期的管理可能會促進很大的正面效應,這些事件雖小,但可以讓業主們認可物業服務公司的服務。
  
  由于現在的樓盤多為集中入伙,入伙的現場多設置在小區內空曠處,目前小區內都不會設置公共洗手間,所以對于業主的生理所需,除了做好引導前往管理處、會所洗手間的標識外,還應盡可能的在現場設置一些流動洗手間,從而解決客戶之需,以彰顯人性化服務。
  
  在接管驗收和設備查驗時發現設計、施工不合理的或會造成后期管理和運營不經濟的,要及時的向開發商提出來,讓開發商及時的進行維修或更換。提出優化建議時要注意措辭,盡量不使用“整改、不合格”等詞語,不利于雙方的溝通,如換作“優化”等詞語,通過較委婉的表達,或可以起到兩全其美的作用,從而保持溝通的渠道暢通,保證各項工作的高效開展。


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